Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen zur Pflicht.
Wer jetzt nur an die eigenen Ausgangsrechnungen denkt, übersieht das größere
Risiko: Bei Eingangsrechnungen hängt der Vorsteuerabzug künftig davon ab,
ob die Rechnung im richtigen Format vorliegt und richtig aufbewahrt wird.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich mit der E-Rechnung 2027 ändert,
worauf es beim Vorsteuerabzug ankommt und wie Sie Ihren Rechnungseingang
sicher aufstellen.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen
Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht und der europäischen
Norm EN 16931 entspricht (§ 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG).
In der Praxis sind das vor allem zwei Formate:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, die ohne Anzeigeprogramm
nicht lesbar ist. - ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL):
ein PDF, in das ein XML-Datensatz eingebettet ist.
Papierrechnungen, einfache PDF-Dateien, Scans oder Word-Dokumente sind
dagegen nur noch „sonstige Rechnungen“. Besonders tückisch:
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf dem Bildschirm aus wie ein gewöhnliches PDF.
Steuerlich maßgeblich ist allein der eingebettete XML-Datensatz.
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: der Zeitplan
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen
können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG):
| Zeitraum | Ausstellung an inländische Unternehmer |
|---|---|
| Bis 31.12.2026 | Papier weiterhin zulässig, sonstige elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 01.01.2027 | E-Rechnung Pflicht bei einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Jahr 2026. |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen. |
Verbände haben eine Verschiebung der Stufe 2027 gefordert.
Beschlossen ist eine solche Verschiebung nicht.
Planen Sie deshalb mit den gesetzlichen Fristen.
Vorsteuerabzug: Es kommt auf Ihren Lieferanten an
Für den Vorsteuerabzug benötigen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung
(§ 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 S. 2 UStG).
Ob eine E-Rechnung erforderlich ist, hängt dabei nicht von Ihrem
eigenen Umsatz ab, sondern davon, ob Ihr Lieferant zur Ausstellung
verpflichtet ist.
Muss Ihr Lieferant 2027 eine E-Rechnung ausstellen und schickt er Ihnen
trotzdem nur ein PDF, liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor.
Der Vorsteuerabzug steht dann auf dem Spiel, bis eine korrekte
E-Rechnung nachgereicht wird.
Gleiches gilt für Dateien mit technischen Formatfehlern:
Sie gelten nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht als E-Rechnung,
sondern als sonstige Rechnung.
Ab 2028 berechtigt außerhalb der gesetzlichen Ausnahmen grundsätzlich
nur noch eine E-Rechnung zum Vorsteuerabzug.
Vertrauensschutz – aber nur mit kaufmännischer Sorgfalt
Den Vorjahresumsatz Ihrer Lieferanten kennen Sie in der Regel nicht.
Die Finanzverwaltung beanstandet den Vorsteuerabzug deshalb nicht allein
wegen des falschen Formats, wenn Sie anhand der Ihnen vorliegenden
Informationen davon ausgehen durften, dass der Lieferant die
Übergangsregel noch nutzen darf.
Eigene Recherchen sind nicht erforderlich – wohl aber die Sorgfalt
eines ordentlichen Kaufmanns.
Bei erkennbar großen Lieferanten, Konzernen oder hohem eigenem
Einkaufsvolumen hilft dieser Schutz kaum.
Fragen Sie Ihre wesentlichen Lieferanten deshalb schriftlich,
ob sie 2027 E-Rechnungen ausstellen, und bewahren Sie die Antwort auf.
Sie ist im Zweifel Ihr Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Aufbewahrung: Warum Ausdrucken und Einscannen nicht mehr funktioniert
Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren
(§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 AO).
Bei E-Rechnungen ist nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen
Buchführung (GoBD in der Fassung vom 14.07.2025)
der strukturierte Datensatz im Original aufzubewahren.
In vielen Betrieben werden Rechnungen noch ausgedruckt,
gestempelt, geprüft und anschließend wieder eingescannt.
Dieser Medienbruch zerstört die E-Rechnung:
Übrig bleibt ein Bild ohne XML-Datensatz.
In der Betriebsprüfung fehlt Ihnen dann der Nachweis,
dass eine ordnungsgemäße E-Rechnung vorlag.
Unsere Empfehlung:
Leiten Sie Eingangsrechnungen als Originaldatei direkt an
DATEV Unternehmen online weiter.
Dort wird angezeigt, ob es sich um eine E-Rechnung handelt,
und der Datensatz wird mit archiviert.
Prüfung und Freigabe erfolgen digital statt mit Stempel auf Papier.
Wann keine E-Rechnung erforderlich ist
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Leistungen an Privatpersonen
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
- Bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Umgekehrt gilt: Auch Gutschriften und Dauerrechnungen – etwa bei
gewerblicher Miete oder Leasing – fallen grundsätzlich unter die
neuen Regeln.
Eine vor 2027 erteilte Dauerrechnung muss nach Verwaltungsauffassung
erst bei einer Änderung, etwa einer Mieterhöhung, durch eine
E-Rechnung ersetzt werden.
Checkliste: So bereiten Sie Ihren Rechnungseingang auf 2027 vor
- Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen
ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. - Leiten Sie Rechnungen immer als Originaldatei an
DATEV Unternehmen online weiter – nie als Ausdruck oder Scan. - Stellen Sie Prüfung und Freigabe auf einen digitalen Ablauf um.
- Fordern Sie von Ihren Lieferanten E-Rechnungen an und
dokumentieren Sie deren Antworten. - Prüfen Sie Miet-, Leasing- und Wartungsverträge auf Dauerrechnungen.
- Klären Sie, ob Ihr eigener Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt –
dann müssen Sie ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen. - Passen Sie Ihre Verfahrensdokumentation an den neuen Ablauf an.
Häufige Fragen zur E-Rechnung 2027
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung.
Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn ein strukturierter Datensatz
nach EN 16931 enthalten ist, etwa als XRechnung oder
ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Gilt die E-Rechnungspflicht 2027 auch für kleine Unternehmen?
E-Rechnungen empfangen müssen alle Unternehmen bereits seit 2025.
Ausstellen müssen 2027 nur Unternehmen mit mehr als 800.000 €
Gesamtumsatz im Jahr 2026, ab 2028 alle –
mit Ausnahme etwa von Kleinunternehmern.
Verliere ich die Vorsteuer, wenn mein Lieferant nur ein PDF schickt?
Das hängt davon ab, ob Ihr Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet war.
Ist er es, fehlt eine ordnungsgemäße Rechnung.
Geschützt sind Sie nur, wenn Sie mit kaufmännischer Sorgfalt
davon ausgehen durften, dass er die Übergangsregel nutzen darf.
Darf ich E-Rechnungen ausdrucken und abheften?
Als Arbeitskopie ja, als Beleg nein.
Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz im Original,
acht Jahre lang.
Wie erkenne ich, ob eine E-Rechnung vorliegt?
Am Rechnungsbild meist gar nicht.
Zuverlässig zeigt es eine Software wie DATEV Unternehmen online an,
wenn die Originaldatei dort eingeht.
Fazit: Jetzt den Rechnungseingang umstellen
Die E-Rechnung 2027 ist kein reines IT-Thema.
Sie entscheidet über Ihren Vorsteuerabzug und stellt neue
Anforderungen an die Aufbewahrung.
Wer seinen Rechnungseingang jetzt vollständig digitalisiert,
ist auf der sicheren Seite – auch in der nächsten Betriebsprüfung.
Als Steuerberater in Bietigheim-Bissingen unterstützen wir Sie
bei der Umstellung auf DATEV Unternehmen online und prüfen,
ob Sie ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen müssen.
Sprechen Sie uns an:
Telefon: 07142 / 9471900
E-Mail: mail@stb-akpinar.de
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt
keine Beratung im Einzelfall.
